Le règlement intérieur de l’association Webcup

Préambule

Conformément à l’article 6 des statuts, le présent règlement intérieur a pour objet d’apporter des précisions concernant l’application des statuts de l’association Webcup. Toutefois, le présent règlement intérieur ne saurait se substituer aux statuts de l’association.

L’association Webcup a été déclarée auprès de la Préfecture de Saint-Pierre le 10 décembre 2009. Les nouveaux statuts et le présent règlement intérieur ont été validés par l’Assemblée Générale ordinaire du 17 octobre 2015

• Numéro SIREN : 521 724 419 00010  
• Numéro APE : 9499Z

L’objet de l’association est précisée à l’article 2 des statuts.

Article 1 – Adhésion de membres

Toute personne voulant adhérer à l’association devra préalablement remplir un formulaire d’adhésion :

• en ligne, sur le site web de l’association http://www.webcup.fr.
• dans les locaux des Webcup Campus à Saint-Pierre ou Saint-Denis.
• Lors de manifestations organisées par l’association.

Chaque demande d’adhésion est soumise à l’agrément du Bureau de l’Association qui pourra refuser toute demande sans avoir à se prononcer sur sa décision. Lorsque la candidature est acceptée, le candidat en est informé par courriel.

L’adhésion à l’association implique de la part du nouveau membre, la reconnaissance pleine et entière des missions de l’association Webcup tels qu’ils sont expliqués dans les statuts et de toutes les règles de fonctionnement établies dans ce règlement intérieur.

Article 1.1 – Bulletin d’adhésion

Le nouvel adhérent devra renseigner le formulaire d’adhésion suivant des champs obligatoires et des rubriques facultatives.

Tout changement significatif dans ces informations doit faire l’objet d’une information simple au Bureau, par mail ou tout autre forme de moyen de communication.

Pour un adhérent mineur, une partie spécifique du formulaire d’adhésion sera également à accepter par le représentant légal, autorisant expressément le mineur à participer à l’ensemble des activités de l’association.

Les informations recueillies lors de l’adhésion sont nécessaires à la simple gestion des adhérents de l’Association. Elles font l’objet d’un traitement informatique et sont destinées au secrétariat de l’Association. Les informations recueillies sur ce formulaire sont enregistrées dans un fichier informatisé par l’Association Webcup. Elles sont conservées pendant 2 ans.

Conformément à la loi « informatique et libertés », vous pouvez exercer votre droit d’accès aux données vous concernant et les faire rectifier en nous contactant :  au 02 62 71 33 51, par mail au bureau@webcup.fr, ou par courrier : Association Webcup – Webcup Campus, 208 Rue Maréchal Leclerc, Local 9001 Résidence SHLMR Montreuil, 97400 Saint-Denis

Article 1.2 – Accès aux ressources électroniques

Les statuts de l’association ainsi que le présent règlement intérieur sont à la disposition de toute entité, membre ou non, aux formats « html » (ou compatibles) et au format « PDF », sur le site web de l’association (http://www.webcup.fr) . Aucune copie papier n’est remise aux membres.

Article 2 – Cotisations des membres

Les membres doivent s’acquitter d’une cotisation annuelle dont le montant est fixé annuellement par le conseil d’administration sur proposition du bureau.

Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise. Elle ne peut faire l’objet de remboursement même partiel en cours d’année en cas de démission, d’exclusion ou de décès d’un membre.

Chaque adhésion en tant que membre est valable pour une année civile : du 1er Janvier au 31 Décembre.

Article 2.1 – Cotisations des Membres adhérents

La cotisation annuelle est fixée comme suit :

Adhésion Individuelle

• 10 Euros

Article 2.2 – Cotisations des Membres associés

La cotisation annuelle est fixée comme suit :

Adhésion Association

à partir de 50 €

Adhésion Entreprises/Institutions/Organisations

à partir de 100 €

Article 2.3 – Cotisations des Membres correspondants, Membres d’honneurs

Une cotisation est acceptée à leur discrétion.

Article 3 – Organe de l’association

Le Webcup Campus

Les Webcup Campus sont des entités qui porte l’organisation des stages, des ateliers de formations ou de découvertes proposés dans les locaux physique des Webcup Campus ou lors d’ateliers ponctuelles à l’extérieur. L’animation, la logistique, les parcours pédagogiques sont organisés par les salariés avec l’approbation du bureau. Pour participer à certain ateliers et stages proposé au Webcup Campus, l’usager doit être membres de l’association et à jour de sa cotisation.

Article 4 – Composition de l’association

L’association est composée de membres adhérents, membres associés, membres correspondants, membres bienfaiteurs, membres d’honneurs et de salariés (voir statuts article 8).

L’Assemblée Générale

Organe suprême de l’association Webcup, se réunit une fois par an (le quatrième trimestre). Elle comprend tous les membres à jour de leur cotisation. Seuls les membres adhérents majeurs ou mineurs émancipés on le droit de vote.

Le Conseil d’Administration

Il est composé de 7 à 12 administrateurs élus pour deux ans par l’Assemblée Générale.

Le Bureau

Il est composé de 8 administrateurs élus pour deux ans par le Conseil d’Administration.

Café des adhérents (Réflexion autour d’un grain de café)

Pouvant être organisés par le conseil d’administration, ces réunions conviviales, autour d’un café ou d’un thé, avec une thématique particulière, permettent à tous ceux qui souhaitent participer activement à la vie de l’association et à ses orientations, d’exprimer leurs avis et de partager leurs idées.

Article 5 – Les commissions

Les actions globales de l’association sont pilotées par le conseil d’administration lors de commissions thématiques qui rendent compte et suivent les directives du bureau. Pour chaque commission, le bureau définit les sujets de travail, les objectifs et les résultats attendus à court, moyen et long terme.

Article 5.1 – Réunions des commissions

La commission se réunit au minimum une fois par trimestre à la demande du bureau ou à chaque fois qu’elle est convoquée par le président, à l’aide de tout moyen de réunion : à distance (conférence téléphonique, réunion virtuelle, etc.) ou physique.

Article 6 – Proposition d’action Webcup par les membres adhérents

Si vous souhaitez participer au développement de votre Association et porter une action bénévoles qui vous tient à cœur, nous vous invitons à nous contacter par mail à bureau@webcup.fr

Si le bureau estime que le projet est en accord avec les missions de l’association Webcup telles que définies dans l’article 2 & 3 des statuts, alors elle le soumet au Conseil d’administration. Celui-ci jugera de l’opportunité de lancer cette action et de l’ajouter à celles déjà validées par la dernière Assemblée Générale. Si l’action n’est pas retenue par le Conseil d’administration, le porteur du projet pourra présenter pour délibération sa proposition d’action, à l’ordre du jour de la prochaine Assemblée Générale.

Après validation par le Conseil d’Administration ou par délibération de l’Assemblée Générale : Les membres adhérents sont prévenus par courrier électronique du lancement d’une nouvelle action.

Article 7 – Locaux, matériels et logiciels

Des règles d’utilisation des locaux, matériels, logiciels et documentations pourront être définies et mises en place après présentation au  Conseil d’Administration. Elles pourront être globales ou spécifiques à tel ou tel local ou matériel.

L’utilisation de matériels ou de structures mis à disposition de l’association, suite à convention ou partenariat, pourra faire l’objet d’un complément de règlement spécifique annexé au règlement de l’association. Ce règlement ne pourra en aucune façon minimiser les règles définies par le prêteur.

Le Conseil d’Administration pourra être saisi pour tout manquement grave à ces règlements, et dans l’attente, le Bureau pourra prendre des mesures palliatives nécessaires au bon fonctionnement de l’association.

L’animateur ou le responsable de séance pourra, s’il le juge utile au bon fonctionnement de sa séance, refuser ou exclure un fauteur de troubles préjudiciables au bon déroulement de son activité.

Tout membre de l’association s’engage à prendre soin des différents locaux, matériels, logiciels et documentation de l’association ou mis à sa disposition.

Après utilisation des moyens mis à disposition des adhérents, le dernier utilisateur doit s’assurer que les installations sont opérationnelles, puis les mettre hors tension afin d’assurer la protection des équipements.

Article 7.1 – Les locaux

Les locaux de l’association Webcup, mis à disposition par la SHLMR, sont situés à

• Saint-Denis Residence SHLMR Montreuil 208 Rue Maréchal Leclerc Tél : 02 62 73 60 41
• Saint-Pierre Residence SHLMR Chevalier Bank 2 Rue Bory St Vincent  Tél : 02 62 71 33 51

Les accès aux locaux ne se font qu’en présence d’un animateur ou d’un membre du bureau qui seuls disposent des clés d’accès aux locaux. Ils sont ouverts sous la responsabilité des animateurs et des adhérents assurant une présence suivant le planning affiché des activités, ateliers de formation et permanences.

Les membres de l’association s’engagent à respecter la réglementation et les dispositions spécifiques de cet établissement. Un minimum de calme permettant le travail de chacun devra être respecté.

Ces locaux étant accessibles au public, il y est strictement interdit de fumer conformément à la loi.

Article 7.2 – Le matériel

Il est demandé à chacun de respecter le matériel, de ne pas prendre d’initiatives consistant à modifier les configurations des PC mis à leur disposition, de ne pas effectuer des installations ou désinstallations matérielles ou logicielles. Aucune modification technique ne devra être opérée sans l’autorisation d’un représentant habilité du Bureau. Toute anomalie devra être signalée immédiatement de façon à ce que le matériel soit mis en état correct de marche ou échangé pour les utilisateurs suivants.

Article 7.3 – Les logiciels

Ils ne seront utilisés que si l’activité du jour le nécessite, sauf accord particulier. L’utilisation de versions non licites de quelque logiciel que ce soit est interdite. Le contrevenant à cette règle fondamentale pourra se faire expulser de la séance en cas de récidive. De même, les échanges de logiciels non licites ne seront pas tolérés au sein de l’association et pourront conduire à la même sanction que précédemment, voire à l’exclusion après présentation au Conseil d’Administration.

Article 7.4 – Internet

Toute navigation sur des sites condamnables par les tribunaux sera sanctionnée, en cas de récidive le contrevenant pourra être convoqué par le Conseil d’Administration. Il conviendra d’éviter certaines navigations qui pourraient par leur caractère engagé ou osé, perturber le fonctionnement des activités en cours.

Article 7.5 – Charte

Si nécessaire, une charte de l’utilisateur des systèmes d’information pourra être réalisée et jointe en annexe de ce règlement. La signature de la fiche d’inscription, par les membres majeurs ou le représentant majeur d’un mineur, vaudra acceptation pleine et sans restriction de cette charte. Cette charte sera affichée ou à disposition dans les locaux utilisés par l’association. L’interdit ne demandant qu’à être contourné, l’application de règles simples en respect des statuts, des règlements et d’autrui devra permettre un bon fonctionnement de l’association.

Article 7.6 – Fournitures

Des fournitures sont mises à disposition des adhérents, dans le cadre des ateliers,; elles sont réservées aux actions de formation et aux projets collectifs de l’association. Suivant le cas, elles donneront lieu à participation financière. Les utilisateurs doivent assurer eux mêmes les fournitures destinées à leur usage personnel en dehors des besoins de l’association.

Article 8 – Les Rôles au sein de l’association

Article 8.1 – L’association

L’association s’engage à l’égard de ses membres à :

• Les informer sur les finalités de l’association, le contenu du projet associatif, les principaux objectifs de l’année, le fonctionnement et la répartition des principales responsabilités.
• Respecter la confidentialité des données personnelles transmises par le bénévole.
• Faciliter les rencontres souhaitables avec les dirigeants, les autres bénévoles, les salariés permanents et les partenaires/bénéficiaires.
• Les accueillir et les considérer comme des interlocuteurs à part entière,
• Les intégrer en fonction des besoins à des actions en accord avec leurs compétences, leurs motivations et leur disponibilité.

Article 8.2 – Les Membres

Les activités de l’association s’effectuent dans un cadre bienveillant, ouvert, transparent, coopératif et participatif. L’association ne défend aucun intérêt privé, intègre l’intelligence collective et laisse place à l’initiative. L’association détermine ses engagements dans cette charte éthique qui rappelle les valeurs fondamentales que tous ses membres partagent : l’engagement dans notre association, le respect des personnes, l’intégrité, la loyauté et la solidarité.

L’identité et la cohésion de l’association Webcup reposent sur des valeurs universelles :

• La loyauté, l’intégrité et le respect de l’autre qui exclut : toute attitude ou expression à connotation discriminatoire, qu’elle soit d’ordre social, culturel, philosophique, religieux ou raciste, qu’elle s’exprime sous forme autoritaire, allusive ou ironique ; tout propos ou comportement violent qui porterait atteinte à la dignité de la personne humaine (calomnie, manipulation, harcèlement moral ou sexuel, propos racistes, homophobes, sexistes, etc).
• La solidarité, sous forme d’entraide entre membres dans un esprit de discrétion et d’amitié ;
• Le pragmatisme, l’ouverture d’esprit et la liberté de parole ;
• L’esprit gagnant, au bénéfice de l’association, en tout premier lieu ;
• La participation active, la ponctualité, l’exigence déontologique procédant également du respect de l’autre ;
• Etre à jour de sa cotisation est un témoignage du souci du bon fonctionnement, de même pour toute action demandant une participation financière.

Les adhérents et administrateurs ne peuvent prendre aucun engagement pour l’association hors des règles établies. Ils ne doivent pas utiliser l’association à des fins de promotion personnelle.

Les représentations ne sont données que par délégation officielle du Bureau de l’association sans que jamais le représentant ne puisse prétendre agir en son nom propre.

Article 8.3 – Les bénévoles adhérents

Charte entre l’Association Webcup et ses membres adhérents bénévoles

En accord avec la charte ici présente, sont considérés comme membres bénévoles : Les membres du conseil d’administration (et du bureau). Les membres qui s’investissent dans la vie de l’association, qui participent aux réunions ou qui participent à la logistique lors d’événements ou de manifestations organisés par l’association.

Le bénévolat est une démarche volontaire dans laquelle une personne fournit à titre gratuit une prestation pour une personne ou un organisme. Le bénévolat se distingue donc de la situation de travail (ou salariat) essentiellement par les critères suivants : le bénévole ne perçoit pas de rémunération. Il peut être dédommagé des frais induits par son activité (déplacement, hébergement, achat de matériel,…).

Les volontaires, membres adhérents, souhaitant exercer des activités bénévoles au sein de l’association, doivent s’engager à respecter cette charte.

Engagement de l’association envers le bénévole

L’association s’engage à l’égard de ses bénévoles à reconnaître l’apport fondamental du don de temps et de compétences.

En matière d’accueil et d’intégration :

• A les accueillir et à les considérer comme des collaborateurs à part entière, à estimer que chaque bénévole est indispensable.
• A leur confier en fonction de leurs aspirations des activités adaptées à leurs compétences, à leur motivation et leurs disponibilités.
• A définir les missions, responsabilités et activités confiées à chacun en leur désignant un référent.
• A leur fournir les conditions matérielles nécessaires à l’exercice de leur mission bénévole.

En matière d’information :

• A les informer sur la finalité de l’association sur les principaux objectifs, le fonctionnement et la répartition des principales responsabilités, la conduite des progrès et leurs résultats
• Faciliter autant que nécessaire les rencontres avec les salariés permanents et les adhérents.

Engagement du bénévole envers l’association

• Adhérer à l’association, son objet et son règlement intérieur.
• Se conformer à ses objectifs.
• Respecter son organisation et son fonctionnement.
• Assurer de façon efficace sa mission et son activité, sur la base des engagements réciproques et en fonction des disponibilités adoptées ensemble, et éventuellement après une période d’adaptation.
• Exercer son activité avec conviction et discrétion autant que nécessaire, dans le respect des opinions de chacun.
• Assister, dans la mesure du possible, à l’Assemblée Générale, ou de tout autre type de réunion de travail de l’Association.
• Exécuter les missions qui lui sont confiées en respectant les directives qui lui sont données

Devoir de réserve du bénévole

Dans l’exercice de ses fonctions, chaque bénévole s’abstient d’exprimer en public de manière ostentatoire ses opinions politiques, religieuses, ethniques ou idées personnelles qui ne seraient pas conformes à celles publiquement exprimées par l’association Webcup.

Devoir de discrétion du bénévole

Respecter un devoir de discrétion. Dans le cadre des actions de l’association, le bénévole peut être soumis à un devoir de discrétion. Il ne doit en aucun cas divulguer les informations dont il peut avoir connaissance à l’occasion de sa mission de bénévolat ou de la mise en oeuvre d’une action.

Les actions et les missions sont publiques une fois publiées, mais leur élaboration, les procédures engagées, les personnes contactées, les documents transmis, les dossiers sont couverts par le secret.

Relations avec la presse

L’expression de l’association vers l’extérieur et son exercice relève de la Présidence de l’association qui ne peut pas toujours répondre à toutes les sollicitations ; ainsi un membre du bureau missionné spécialement, ou un salarié missionné spécialement, peut être amené à intervenir dans les médias.

La coordination et la responsabilité de ces activités sont cependant assurées par le président ou son président adjoint, ou par le secrétaire (presse écrite, radio, télévision, journal local, Internet…).

Article 8.4 – Fiche de poste du Président (assisté d’un Président Adjoint)

• Il est choisi parmi les membres du Conseil d’Administration et élu par celui-ci pour une durée de 2 ans.
• Il est rééligible.
• Il représente l’association dans tous les actes de la vie civile.
• Il doit veiller à l’application des décisions du CA ou de l’AG : mettre en place les actions ou du moins les coordonner.
• Il est appelé à représenter l’association auprès des partenaires, à communiquer en son nom dans la presse, les médias, vers les adhérents.
• Il peut agir en justice ou défendre les intérêts de l’association.
• Il peut valider les embauches de tout type de salarié jusqu’à un montant annuel net de 30 000 euros
• Il doit veiller à la bonne marche de l’association : administration, logistique, moyens humains, gestion de l’équipe.
• Il assure la tenue des réunions (réunions de bureau, CA, AG) et en mène les débats.
• Il peut superviser les tâches du trésorier (présentation des comptes) et du secrétaire (tenu du registre spécial).
• Il peut être directeur de publication du journal : il se porte garant des propos tenus par l’association.
• Si, en cours de mandat, le Président se trouve dans l’impossibilité d’exercer ses fonctions, ou est démissionnaire, il est remplacé par le président adjoint jusqu’à la tenue des prochaines élections.

Article 8.5 – Fiche de poste du secrétaire (assisté d’un Secrétaire Adjoint)

• Il est choisi parmi les membres du Conseil d’Administration et élu par celui-ci pour une durée de 2 ans. Il est rééligible.
• Il est chargé de la tenue des différents registres de l’association,
• Il rédige les procès-verbaux des assemblées et des conseils d’administration.
• Il doit connaître et faire appliquer les statuts de l’association et veiller au respect du cadre légal prévu par les statuts
• Il communique en préfecture dans un délai de 3 mois à partir de la date de l’AG toutes modifications dans l’administration ou les statuts de l’association
• Il tient à jour le Registre spécial (article 5 de la loi 1901)
• Il informe les membres de l’association de la tenue de réunion : planifier et organiser les réunions de l’association
• Il rédige les comptes-rendu des réunions : prendre des notes pour constituer le compte-rendu et faire le lien avec les décisions passées, veiller aux respects des statuts et être prêts à répondre en cas de problème
• Il tient le fichier des adhérents à jour : archiver les fiches d’adhésion et constituer un fichier
• Il archive et classe tous les documents utiles à la vie de l’association.

Article 8.6 – Fiche de poste du Trésorier (assisté d’un Trésorier Adjoint)

• Il est choisi parmi les membres du Conseil d’Administration et élu par celui-ci pour une durée de 2 ans. Il est rééligible.
• Il est chargé de tout ce qui concerne la gestion de l’association.
• Il dispose, seul ou avec le président, de la signature sur les comptes bancaires de l’association.
• Il recouvre les recettes et, à ce titre, il fait fonctionner les comptes de l’association et est responsable de leur tenue.
• Il est le responsable de la politique financière définie par la direction de l’association
• Il trace les objectifs des dépenses à engager pour réaliser le programme d’activité
• Il propose les objectifs à atteindre au plan des ressources (entrée d’argent)
• Il établit le budget prévisionnel et soumet les choix à faire à toute l’équipe
• Il est chargé de la transparence du fonctionnement financier
• Il gère les demandes de subventions

Article 8.7 – Les salariés

Les salariées reçoivent les directives du chargé(e) de missions qui lui-même (elle-même) reçoit les directives du président ou par délégation de son adjoint, du secrétaire, ou du conseil d’administration afin d’appliquer les visions et les objectifs que s’est fixé l’association dans le cadre de ses missions.

Article 9 – Perte de la qualité de membre

La qualité de membre est perdue par :

• la démission, au moyen d’une lettre recommandée adressée par écrit au bureau;
• automatiquement, sans notification, en cas de non paiement des cotisations dans un délai de trois mois qui suit l’appel à cotisation. La qualité de membre à part entière sera rétablie dès la régularisation de la cotisation. Cependant, si le membre était chargé d’un mandat électif, il ne peut alors plus prétendre reprendre ce dernier de droit.

Article 9.1 – Exclusion

Le Conseil d’Administration a toute latitude pour intervenir et engager une procédure d’exclusion pour infraction aux statuts, pour non-respect du règlement intérieur ou pour tout comportement qui représenterait un danger pour tout bien, quelque soit sa nature (physique, écrit, logique etc.), toute personne, image, travail, but et éthique de l’association; de manière générale tout acte, écrit, parole, qui mettrait en péril l’association dans son entité propre, dans sa survie et son intégrité serait considéré comme sujet à engager une procédure d’exclusion.

Article 9.2 – Procédure d’exclusion

Le conseil d’administration doit inviter l’intéressé par lettre recommandée avec accusé de réception à présenter ses observations écrites dans un délai de quinze jours francs à dater de la réception de la lettre. Passé ce délai, le conseil d’administration pourra prononcer l’exclusion définitive.

En cas d’urgence manifeste, le Bureau, de son autorité propre ou saisi par le Conseil d’Administration, pourra procéder à la suspension immédiate des activités du membre concerné dans l’attente d’explications écrites et ou de la réunion du Conseil d’Administration.

La décision motivée du conseil d’administration doit être notifiée également par lettre recommandée avec avis de réception. Aucun recours contre cette décision n’est recevable devant l’assemblée générale.

Si le membre concerné fait partie du Bureau, sa suspension doit être décidée par la majorité relative des autres membres de l’instance. Les suspensions prennent effet immédiatement après notification à l’intéressé. Les fonctions du membre du Bureau sont alors attribuées naturellement à l’adjoint qui aura éventuellement été désigné, ou à défaut à un adjoint qui sera alors nommé provisoirement par le Conseil d’administration.

Article 10 – Modification du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur pourra être, sur proposition du Bureau, modifié à tout moment par le Conseil d’Administration. Le nouveau Règlement Intérieur sera adressé à chacun des membres de l’association par simple courrier postal ou électronique dans un délai de 15 jours suivant la date de la modification et publié sur le site Internet www.webcup.fr.

Version du 16/09:2018